Målet var at strømline arbejdsgangene for oprettelse og håndtering af udbudssager, og på den måde gøre det lettere for medarbejderne.
Troels Johannesen
Projektleder
Med Actuate har J. Jensen automatiseret oprettelse af udbudssager og integreret AI i arbejdsgangene. Chat-modulet har givet medarbejderne en digital kollega, der hurtigt leverer præcise og lovgivningsmæssige svar, hvilket har forbedret beslutningstagningen og effektiviseret hele sagsbehandlingen.
Udfordringen
J. Jensen stod tidligere overfor en kompleks og tidskrævende opgave med manuelt at håndtere et stort antal dokumenter i udbudssager. Den manuelle proces var både ressourcekrævende og fejlbehæftet, og der var et klart behov for en løsning, der kunne automatisere sagsoprettelsen og sikre, at medarbejderne altid havde adgang til opdateret information og lovgivning, samtidig med at de bevarede overblikket.
Løsningen
Vi udviklede en skræddersyet løsning til J. Jensen, hvor AI automatiserer sagsoprettelsen ved at analysere dokumenter og præudfylde relevante felter. Medarbejderne uploader blot dokumenterne, og resten håndteres automatisk.
Hver sag fik et organiseret overblik med stamoplysninger, deadlines og en AI-genereret opsummering. Chat-modulet blev integreret, så AI’en fungerer som en digital kollega, der giver præcise svar baseret på den enkelte sag og gældende lovgivning, hvilket sikrer hurtigere og mere præcise beslutninger og et godt overblik over sagen.
Værdiskabelsen
Med Actuate har J. Jensen opnået betydelige tids- og ressourcebesparelser ved at automatisere både oprettelsen og håndteringen af udbudssager. I tæt samarbejde har vi skræddersyet en løsning, der optimerer arbejdsgangene, så medarbejderne nu hurtigt kan få svar på alle relevante aspekter af sagen gennem AI’en. Chat-modulet giver adgang til præcise og lovgivningsmæssigt korrekte svar, hvilket forbedrer beslutningstagningen og effektiviserer hele sagshåndteringen.
